Externalizar o internalizar la gestión de cobro

Lo óptimo es realizar una Gestión Mixta, no hay por qué elegir entre Externalizar o Internalizar la Gestión de Cobro en una empresa.

Habitualmente, la duda de si externalizar o internalizar la Gestión de Cobro surge cuando hay un número importante de clientes que ya son deudores. Esto es un error, pues la estrategia de Gestión de Cobro no se ejecuta una vez existe el impago, se implementa desde antes de que entre un cliente por la puerta y se van implementando medidas según va evolucionando la gestión del cliente hasta que se termina la relación.

Como explicamos en el artículo “¿Que es la Gestión de Cobro?”, es el conjunto de estrategias administrativas, financieras y judiciales encaminadas a obtener recursos monetarios. Estas estrategias están orientadas a que el cobro sea lo más rápido posible consumiendo los menores recursos económicos, humanos y reputacionales.

Externalizar o internalizar la gestión de cobro

Para contestar a esta disyuntiva hemos de atender a la fase en la que la Gestión de Cobro nos suponga un problema. No hay que decidirse por una u otra opción de forma categórica, es más, anticipo que en mi opinión lo óptimo es realizar una Gestión mixta atendiendo a las diferentes fases. En el artículo “Como mejorar la Gestión de Cobro” analizo las diferentes fases y aconsejo sobre cómo mejorar, en rasgos generales, la Gestión de Cobro.

Estructuralmente diferenciaremos dos bloques fundamentales, Gestión de Cobro Preventiva y Gestión de Impago.

Externalizar o internalizar la Gestión de Cobro

Gestión de cobro preventiva

Se realiza durante todos los procesos previos al vencimiento del pago. Estos procesos son convenientes que se implementen dentro de la empresa, de tal manera que en todos ellos se sigan directrices que estén alineadas estratégicamente al cobro en el menor tiempo posible, sin reducir ventas y sin menoscabar la imagen de la empresa.

Esta estrategia ha de estar implementada desde que segmentes al cliente una vez entre por la puerta. De esta forma se podrán prever los pagos y se tendrá un control de la tesorería sin que implique un riesgo de liquidez.

No es sencilla la implementación de procesos, rediseñar contratos y analizar los impactos económicos que impliquen una reestructuración de la Gestión de Cobro, pero si es esencial para mejorar la salud económica de la empresa.

En esta fase nuestra recomendación es que la Gestión de Cobro preventiva se implemente internamente y sea resultado de una consultoría realizada por profesionales, que junto con el personal de la empresa se analicen las posibilidades concretas de actuación, y se dé un enfoque definitivo que permita ser más efectivo en la prevención del cobro.

Gestión de impago

El cliente entra en fase de morosidad cuando no cumple con sus compromisos de pago. Gestionar esta tarea es una de las más complicadas y desagradables para una empresa, máxime cuando la Gestión de Cobro no es el objeto de la misma. Para llevar a cabo estas acciones la empresa necesita personal cualificado, formación específica, tecnología adecuada y todos los medios necesarios que le ayuden a cumplir este objetivo.

Hemos de tener en cuenta que llegamos a este punto cuando ya hay un incumplimiento de contrato, por lo que los protocolos han de estar bien definidos, y podemos ser “presos” de los actos y comunicaciones, pues a partir de aquí la reclamación de la deuda es susceptible de ser judicializada.

Por todo ello mi recomendación es que la empresa haga una reclamación vía correo electrónico y llamada telefónica por si hubiera sido un descuido del cliente, y máximo se repita la reclamación en los próximos días si no se atiende al pago en primera instancia. Tras esto, si se sigue sin atender al pago, lo óptimo es derivar la gestión de morosidad a profesionales.

Las ventajas más relevantes son:

  1. Gestión de liquidez y Flujos de Caja. Prever las salidas y entradas de dinero, controlando la liquidez y la disposición de capital.
  2. Optimización interna. Disminuye los gastos generales de la empresa. El personal de la empresa optimiza su tiempo dedicándolo a sus funciones y no a la Gestión del Cobro.
    Contar con profesionales especializados dentro de la empresa tiene costes de formación, reciclaje, además del gasto estructural que supone incorporar personal a la plantilla.
  3. Optimización Externa. Externalizando se cuenta con la experiencia, conocimiento y personal debidamente formado en Gestión de Cobro, así como con las herramientas tecnológicas propias para desempeñar esa labor de manera eficiente y profesional.
  4. Rentabilidad. Se reducen las necesidades de financiación, se reducirán los gastos financieros e intereses asociados, y se evitará el “efecto llamada” de potenciales deudores.
  5. Imagen Empresarial. Los profesionales a los que se contrate estarán acostumbrados a esas situaciones incómodas y sabrán mantener el foco en el cobro de la deuda sabiendo adaptarse a los modelos y estándares de relación que la empresa tenga con los clientes.
    La imagen que el cliente-deudor tendrá de la empresa será óptima, demostrará que también en este proceso tus estándares de calidad son altos.
  6. Defensa Jurídica. Una vez los clientes sean morosos, es conveniente y será ventajoso que los profesionales que se contraten sean abogados. Las comunicaciones que se tengan con el deudor garantizan que no haya errores que puedan penalizar en un eventual procedimiento judicial.

Externalizando, la empresa puede dedicar su tiempo a su actividad principal derivando esta área a un equipo de profesionales que logrará además un mayor porcentaje de éxito.

Profundizo sobre más sobre ello en “Ventajas de la Gestión de Cobro”.

Externalizar o internalizar la Gestión de Cobro

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Desde Sánchez y Ortún Abogados ayudamos a implementar y optimizar todos los procesos de Gestión de Cobro.

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Conclusiones

En la mayoría de las actividades profesionales en las que existan impagos, externalizar la gestión de cobro será la parte más rentable de la empresa. Ya que la gestión es sobre un producto o servicio que ya has realizado y al que no has de destinar recursos humanos o financieros más allá de la Gestión del Cobro.

El dinero ya está debido, y los recursos que se emplearán para el cobro de esa deuda son inferiores al sumatorio de:

  • Los gastos de captación de un nuevo cliente.
  • Al valor del tiempo en realizar el trabajo encomendado.
  • A los gastos en los que has de incurrir para la realización producto o servicio.
  El Papel de la Tecnología en la Gestión de Cobro y Deuda

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