Cómo mejorar la gestión de cobro

Descubre cómo mejorar la Gestión de Cobro de tu empresa implementando unas pocas medidas en las diferentes fases del trato con el cliente.

Si tienes problemas con la morosidad, en este artículo explicamos como mejorar la Gestión de Cobro en tu empresa. Una gestión de cobro efectiva podrá ser la parte más rentable de tu negocio.

Cómo mejorar la gestión de cobro en cada fase

En una correcta estrategia de Gestión de Cobro se estructurarán las medidas a tomar en cada hito, desde antes de captar al cliente hasta su embargo judicial. Es una estrategia de negocio orientada a evitar el retraso en los cobros y mejorar el cobro de morosos. Para diseñar esa estrategia, necesitamos que participe todo el equipo.

La Gestión de Cobro es esencial porque te permite Gestionar Liquidez, tener Cash Flow que te asegure dinero circulante en la empresa y se puedan asumir gastos, nóminas, impuestos, costes… esenciales para el día a día de la empresa. Tener dinero circulante hará que se reduzcan las necesidades de financiación, y por tanto mejorará la rentabilidad de la empresa.

Hay diferentes fases en las que se puede mejorar la Gestión de Cobro.

Previa segmentación por categoría de clientes

En función de la expectativa aportación económica, su solvencia y la importancia estratégica y reputacional que implique tener ese cliente.

Es importante esta primera delimitación, ya que para captar o mantener un cliente, llamémosle “Estrella”, siempre se pueden flexibilizar las condiciones de cobro si se ve un potencial claro en su incorporación o en su mantenimiento. Bien porque su solvencia y magnitud permita demorar “de forma segura” los pagos, bien porque sea un cliente líder del sector que te permita entrar en más clientes y ello te lleve a actuar de forma más laxa en un principio. Esta calificación de clientes es extraordinaria y si les damos ese estatus, será porque nos aporten una diferenciación con respecto a nuestra competencia.

Todo ello manteniendo el foco en que es un medio para crecer y que ese medio tiene un riesgo controlado. Como que la supervivencia del negocio no implique tener total dependencia económica de un cliente, o que el plazo de pago sea razonable.

Una vez definido en que categoría está el cliente en cuestión, delimitaremos las siguientes fases.

cómo mejorar la gestión de cobro

Preventiva

Estructuralmente hemos de tener bien definidos los plazos de cobro en nuestro negocio, desarrollando un calendario donde controlemos en cada momento con que liquidez contamos.

Esta estrategia ha de estar implementada desde el primer momento de presentar el presupuesto, delimitando los periodos de pago según se vaya desarrollando el producto o servicio, de tal manera que se puedan ir cubriendo gastos antes de la ejecución del encargo o incluso llegando a cobrar antes de la prestación del servicio. De esta forma se podrán prever los pagos y se tendrá un control de la tesorería sin que implique un riesgo de liquidez.

Siempre es interesante ofrecer un descuento, o servicio extraordinario por pronto pago, aunque reduzca ligeramente el beneficio, resuelve de un plumazo el riesgo de impago.
También es habitual persuadir al cliente con penalizaciones económicas, judiciales, u otras consecuencias propias del sector si no cumple con los pagos, como suspender la entrega de más pedidos o servicios al cliente, o bloquear su cuenta.

En la factura emitida se han de especificar los trabajos realizados que justifiquen la cuantía, de tal manera que no lleve a errores y produzca un rechazo en el cliente que lleve a no pagar. La factura también ha de remitirse a tiempo.

Todas estas medidas han de ir alineadas con el sector en el que nos encontremos y la práctica habitual del mismo.

En este artículo hablo sobre las “Ventajas de la Gestión de Cobro”.

Impago

Una vez los clientes no abonan los compromisos de pago a tiempo entramos en la fase de impago. Esta fase, las subfases y sus protocolos, también hemos de tenerlos perfectamente definidos, pues nos llevarán a una mayor agilidad y efectividad en el cobro. Aquí habremos de remitirnos al calendario de pagos del que hablamos en la fase preventiva.

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Subfases extrajudiciales

  1. El primer o segundo día posterior al vencimiento del pago es esencial que se contacte con el cliente, una llamada o un correo electrónico será suficiente para un primer contacto. Si tras varias llamadas o correos enviados el deudor es evasivo o directamente hace caso omiso, es conveniente realizar un requerimiento formal de pago. Este periodo no ha de durar más de 15 días desde el vencimiento si no se ha llegado a ningún acuerdo de pago.
    *Un burofax de dos folios tiene un coste aproximado de 30 euros, por lo que los gastos asumidos han de ser proporcionales a la deuda.
  2. Este requerimiento se hará habitualmente mediante Burofax, con acuse de recibo y certificación de contenido. En él definiremos el hecho incumplido, la cantidad reclamada y se apercibirá de las repercusiones que tendrá no atender a los pagos debidos. El burofax ya implica incurrir en gastos económicos más allá del tiempo del personal en intentar recuperar la deuda, es por ello que la fase preventiva es esencial para la tesorería. Este periodo tampoco ha de durar más de 15 días desde la remisión del burofax si no se ha llegado a ningún acuerdo de pago.

Desde Sánchez y Ortún Abogados recomendamos que el burofax lo remita un abogado, y desde este punto asuma el proceso de las negociaciones, si las hubiere. El recibir un burofax de un despacho de abogados denota que el requerimiento del burofax es más formal, si cabe, y que se está dispuesto a acudir a la vía judicial.

En este periodo extrajudicial, el personal de la empresa o el despacho de abogados ha de negociar e intentar acordar un plan de pagos, pese a que se demore el cobro, es más barato y rápido que un procedimiento judicial. Como siempre decimos, lo importante es cobrar antes, y si no, lo más rápido posible.

Si ya tienes un listado importante de deudores, y no has tomado alguna de estas medidas extrajudiciales nunca es tarde, intenta retomar el contacto y sigue los pasos.

Si no se llega a un acuerdo, o los incumplimientos tras la renegociación persisten, no nos quedará otra opción que plantearse acudir a la vía judicial.

El planteamiento ha de basarse en tres presupuestos:

  • Que la cantidad debida sea lo suficientemente importante como para que compense los gastos en los que incurrimos al demandar.
  • Posibilidad de cobro. Analizar si el deudor tiene bienes suficientes para asumir el pago de lo debido.
  • Medida ejemplificadora. Perseguir a los deudores hasta el embargo hará que muchos clientes que puedan plantearse el impago asuman sus responsabilidades de pago. O al menos no se corra la voz y los incumplidores quieran contratar tus servicios sabiendo de antemano que no van a pagar.

Subfase judicial

Es obligatorio que una demanda la presente un abogado en cuantías superiores a 2.000 euros, aunque lo recomendamos en todo caso. En este punto lo único que podemos hacer es detallar y aportar al abogado todo lo que acredite la existencia de la deuda, y advertir de las posibles objeciones que pudiera poner el deudor para no haber pagado. De este modo el abogado sabrá plantear el caso lo más eficazmente posible y estará preparado ante cualquier argumentación de contrario.

Hablo más detenidamente sobre ello en el artículo “Externalizar o Internalizar la Gestión de Cobro”.

¿Por qué Sánchez y Ortún Abogados?

En Sánchez y Ortún Abogados contamos con abogados con amplia experiencia que nos permite definir e implementar una efectiva estrategia procedimental. Siempre trabajamos en estrecha colaboración con el cliente y el deudor para encontrar la mejor solución posible. Nuestro principal objetivo es el tratamiento personalizado y en detalle de los asuntos gestionados con independencia de su volumen. Trabajamos en toda España.

  • Ayudamos a reducir las pérdidas en las deudas de tu empresa y mejoramos su liquidez.
  • Implementamos soluciones que permiten cobrar deudas pendientes sin que la relación con los clientes se vea afectada negativamente. Siempre bajo el Código de Conducta establecido a nivel europeo por FENCA para el sector de recuperación de deuda.
  • Generamos soluciones flexibles para ambas partes desarrollando una comunicación efectiva con un seguimiento personalizado.
  • Siempre hacemos todo lo posible para encontrar soluciones amistosas, pero prestamos asistencia judicial integral si es necesario.

Nuestros principales clientes en este ámbito son Entidades Financieras, Empresas de Suministro y Distribuidoras de Servicios, Empresas de Telecomunicaciones, Empresas Energéticas y Constructoras.

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